המערכת מאפשרת תקשורת פנימית מיידית בתוך הארגון לגבי ביצוע המשימות או שינויים בתוכנית, כמו כן ניתן לתקשר עם הלקוחות ולשמור את המידע למעקב בתיק לקוח. הטכנאים מפעילים את המערכת מכל מקום ובכל שעה, על ידי טאבלט, טלפון נייד או מחשב, ממלאים את דוח העבודה ומחתימים את הלקוח על הטופס הדיגיטאלי. בצורה זאת, ברמה הארגונית ישנה שליטה מלאה ובקרה על מערך השרות בזמן אמיתי. באותה הזדמנות, הוטמעה אפליקציית דיווח ובקרת שעות עבודה, המאפשרת ניהול מסודר וממוכן של שעות העבודה וחיוב מדוייק של השעות בפועל שביצעו צוותי העבודה בשטח אצל הלקוחות ובמפעל.

ההטמעה המהירה של המערכת, במיוחד בתקופת הקורונה והמגבלות שנוצרו בפעילות השוטפת של החברה, איפשרה לחברה לעבור באופן מיידי מעבודה ידנית עם ניירות לעבודה מרחוק עם ניידות מלאה, באמצעות מכשירים ניידים מהשטח או מהבית. הגמישות של המערכת איפשרה למולרם לעבור במהירות לעבודה מאורגנת, ממוחשבת ומגובה בענן, ולעשות סדר בתכנון ובביצוע של ההתקנות והטיפולים בשטח על ידי הטכנאים. מידע רב שהיה קיים רק בניירות הוסב לתוך המערכת בסיוע של חברת Layline Tech, אשר עורכים את המידע באופן מסודר של מסכי ניהול, ודוחות בקרה.

מספרת נעמה על חוויית הטמעת המערכת, תוך כדי מגיפת הקורונה שהגיעה בהפתעה:

"הקורונה הגיעה לארץ בפברואר 2020 , בדיוק כאשר החל הפיילוט של העבודה עם המערכת, באמצע מרץ-תחילת אפריל, כל הטכנאים היו מחוברים לתוכנה, בעזרת טאבלטים, ההדרכה לכלל הצוות בוצעה באון ליין. מולרם הצליחה לתפעל את כל האירוע של הקורונה מהבית – בזכות היכולת של Odoo לעבוד מכל מקום. המערכת מאוד הקלה עליהם לעבוד בזמן הקורונה, בתור נותני שירות 24X7, להפסיק לעבוד לא הייתה אופציה. צורת העבודה החדשה איפשרה למולרם להחזיק בכל העובדים מבלי להוציא אף אחד לחל"ת".

תובנה נוספת שיש לנעמה היא לגבי תהליך ההטמעה: "במערכת Odoo,  חשוב לדבוק לתבניות ותהליכי העבודה הסטנדרטיים של המערכת, גם כאשר יש אפשרות להתגמש ולעשות התאמה – המערכת מגיעה עם נסיון של חברות אחרות בכל העולם, לא רק בישראל, מידע עצום של תהליכי עבודה שהם Best Practice".

החזון - חברה מתקדמת, דיגיטאלית, "ללא ניירת" וניהול על בסיס מידע בזמן אמת

בשלב השני לאחר הטמעת המערכת במרכז השרות וניהול טכנאי השטח, הוטמעה אפליקציית ה-CRM ו-Email Marketing על מנת לשפר את ניהול הפעילות וההזדמנויות מול הלקוחות הקיימים והחדשים כחלק ממאמץ שיווקי כלל ארגוני, להרחיב את היקף הפעילות הקיים.

כיום החברה מבצעה הטמעה של ניהול המלאי ותהליכי הייצור, וביצוע הפרוייקטים. המטרה היא להגיע לשליטה מלאה במלאי הקיים במפעל ובאתרי הלקוחות, ולאפשר תימחור מדוייק יותר של הפרוייקטים והתחזוקה. על פי החזון של נעמה, אותו הגדירה לצוות של Layline Tech כבר בהתנעת הפרוייקט, החברה תעבור לעבודה מנוהלת בעזרת מערכת דיגיטאלית מתקדמת בענן, אשר תאפשר סביבה ללא ניירת, ונהול על בסיס מידע בזמן אמיתי, ויכולת ניתוח ובקרה לכל אורך התהליך מהצעה ללקוח דרך ביצוע הפרוייקט, ההתקנה והתחזוקה השוטפת. על פי החזון, כל טכנאי שיגיע לאתר לקוח, יוכל בלחיצת כפתור לראות במכשיר הנייד שלו, את המשימות, ההיסטוריה של הציוד הקיים באתר ובהתאם לתת שרות יעיל, מדוייק ואיכותי ללקוח.

לסיכום מציינת נעמה את שיתוף הפעולה עם הצוות של Layline Tech – "הרגשנו שאנחנו מלווים על ידי צוות מקצועי, זמין לבקשות שלנו, הביאו איתם את דרך העבודה שלהם והשתלבו בתוך דרך העבודה שלנו, לייליין טק זמינים אלינו, מאוד סובלנים לצרכים שלנו, לאי ההבנות שלנו, הם לוקחים אותנו למקומות הנכונים, חוויית שרות מאוד טובה, ... ואני שמחה שעשינו את הצעד הזה ועברנו לשרות שלהם".