ב-Odoo - החדשנות מתחילה, במסך הכניסה הידידותי, אשר מציג דשבורד שניתן להתאמה אישית, הכולל את תמונת המצב הפיננסית במבט על, עם תזרים של תנועות נכנסות ויוצאות, ופעולות הממתינות לביצוע (כגון: חשבוניות לאישור, תקבולים לקבל).

האתגר המרכזי שקיים בארגונים המבוססים על מערכת הנהלת חשבונות מסורתית היא חוסר הסנכרון והפערים בין העולם הפיננסי והעולם התפעולי. ארגונים משקיעים הרבה זמן ומאמץ על מנת לקבל תמונה מדוייקת של הנתונים העיסקיים, בעיקר בהיבטים של ריווחיות, ערכי מלאי וקרוב ככל שניתן לזמן הארוע התפעולי. התועלת של ניתוח נתונים בזמן אמיתי, יכול להיות קריטי, לדוגמא: רשת קמעונאית שמנתחת את התוצאות העיסקיות של מבצעים וקמפיינים לאחר סיום המבצע, יכולה רק להפיק לקחים לפעם הבאה, אבל לא להשפיע על המבצע הנוכחי. ארגונים המבוססים על שילוב בין מערכות תפעוליות (מלאי, מחסנים, ייצור, מכירות בקופות בסניפים ובאינטרנט) ומערכת פיננסית משקיעים אנרגיה אינסופית באינטגרציה, סגירת פערים ומתקשים להגיע למצב של יכולת ניתוח בזמן אמיתי. במערכת מתקדמת כמו Odoo, עדכון הנתונים הפיננסיים מתבצעים מיידית עם הביצוע התפעולי, כל פעולה כגון: מכירה או קניה, נרשמת מידית ביומן הנהלת חשבונות, גם פעולות מורכבות כגון: מכירה בקופה או באתר אינטרנט או תנועות מלאי, יכולות להירשם מיידית במערכת הפננסית בהתאם למדיניות אותה רוצה החברה ליישם (כגון: ניהול מלאי תמידי). כתוצאה מכך, אין פער בנתונים או בתזמון, ומנהלים בארגון יכולים לנתח את התוצאות העיסקיות והפיננסיות על פי מידע אחיד וללא המתנה בכלל.

בעולם דיגיטאלי מתקדם, ארגונים מיישמים מספר ערוצי מכירה ומודלים עיסקיים. על מנת לאפשר לארגון לפעול במספר ערוצים ומודלים, נאלצים אנשי ה- IT למצוא פתרונות משלימים למערכת המרכזית, כגון: אתר מכירה באינטרנט, אפליקציה לרכישה במובייל או מסופון לסוכני שטח, ומערכת נוספת במידה והארגון גם משכיר ציוד או נכסים. 

המבנה האפליקטיבי של  Odoo מאפשר לארגון גמישות מירבית להרחיב את סל האפשרויות שלו, ממכירות ישירות ללקוחות פרטיים ועיסקיים, דרך אתר E-Commerce, קופה למכירה בחנות או מסעדה, סוכני מכירות בשטח, אפליקציה להשכרת ציוד או מודול לחיוב מנויים קבועים. כל האפליקציות האלה משולבות באופן מושלם עם המערכת הפיננסית, ללא צורך בהתאמות ואינטגרציות, המכירות נרשמות בספרים בהתאם למודל העיסקי ולכללים שמנהל הכספים מעוניין ליישם, התפעול והצד הכספי מנגן באותה שפה ובתזמון משולם.

לדוגמא: חברת תוכנה אשר משכירה רישוי במודל Saas יכולה בעזרת אפליקציית ה-Subscriptions להציע ולמכור את הרישוי המתאים  ללקוחותיה, במודל חודשי/שנתי ובאופן מתאים נרשמים החיובים על פי ההכרה המתאימה בהכנסות בהיבט החשבונאי במערכת הפיננסית, במקביל לתהליכי הגביה והחידוש התפעוליים ללא צורך בטיפול ידני מיוחד של אנשי הנהלת חשבונות או אינטגרציות ופיתוח כמו בהרבה מערכות מסורתיות.

הזכרנו את השמרנות של אנשי הכספים, אבל גם להם קשה להישאר אדישים למערכת מתקדמת וידידותית כמו Odoo, אשר ניתן להטמיע וללמוד בשעות בודדות עקב הקלות הנוחות התפעולית. המערכת מנחה את המשתמש בפעולות שעליו לבצע (כגון: לאשר חשבוניות, תשלומים) ולתקשר עם הגורמים בארגון דרך מערכת מובנית של הודעות ומסרים מתוך המערכת (רישום הערות פנימיות או מול לקוחות וספקים).

להלן דוגמאות לתפעול הידידותי של המערכת:

מערכת בענן שניתן להכנס אליה מכל מקום, ומכל מכשיר נייד או קבוע, היא יתרון משמעותי ונוח במיוחד בימים אלה, ניתן לאשר תשלומים, לשלוח הצעות והזמנות, וגם לנתח נתונים מכל מקום ולקבל התראות ומידע בזמן אמיתי.

מודול ידידותי להתאמת בנקים המאפשר בקלות לבצע התאמות מול הבנקים ברמה יומית או חודשית, כאשר המערכת מסייעת למנהל החשבונות לאתר ולהשלים את ההתאמות על פי מדיניות התאמות שהוגדרה לכל סוגי החשבונות.

מודול נתונים משולב של פקודות היומן והמסמכים מאפשר לראות נתוני יומן מתוך תעודה כמו חשבונית לקוח או ספק, לפני או אחרי הרישום שלה, כך שניתן בקלות ובאופן מיידי לנתח את תנועות היומן והתעודות, לשלוף נתונים רלוונטיים מתוך המערכת. כמו כן ניתן לעקוב במדוייק מי ביצע כל פעולה או עדכון בפקודות יומן מסויימת.

אפליקציית המסמכים של Odoo מאפשרת להרחיב את המערכת הפיננסית למערכת מתקדמת שגם שומרת את כלל מסמכי הארגון באופן דיגיטאלי מרכזי, כולל הסכמים, חוזים עם ספקים ועובדים, חשבוניות ועוד. המערכת מאפשרים להחתים דיגיטאלית על מסמך ולשמור את העותק החתום, ולנהל תהליך אישורים פנימי לעדכון מסמכים ואישורם על ידי גורם מורשה.

Odoo מאפשר לנתח את נתוני הארגון ישירות מהמערכת הפיננסית והתפעולית ללא צורך במערכות נוספות ופרוייקט BI המחייב שליפת נתונים למערכת חיצונית ותחזוקה מתמדת של הנתונים בין המערכות. בכל מודול כגון: מכירות, מלאי, רכש, יש אפשרות לקבל דוחות ומבנה נתונים דמויי אקסל / Pivot Table , המאפשר תיחקור נתונים, מדדי ביצוע (KPIs) וחתכי דיווח, כולל דשבורדים ותצוגות גרפיות.

ניתן לשלב במערכת הפיננסית חשבונות אנליטיים ותגיות המאפשרות לבצע ניתוח נתונים שאינו מבוסס על מבנה החשבונות (COA) הקבוע. לדוגמא: ניתוח מכירות וריווחיות לפי אזורים גיאוגרפיים, פרוייקטים, אנשי מכירות וכיו"ב. 

ארגונים המעוניינים לנהל תקציב מרמת התכנון ומעקב אחרי הביצוע, יכולים להפעיל את המודול הייעודי הקיים במערכת הפיננסית, המאפשר להגדיר תקציב או מספר גירסאת תקציב, לפי תקופות ותרחישים שונים ובמהלך תקופת התקציב לבקר את עמידה ביעדים והתחזית הצפויה להמשך התקופה.

מרבית הארגונים משתמשים במערכת נוספת לניהול הרכוש הקבוע באופן עצמאי או על ידי רואה חשבון חיצוני לארגון.  ל-Odoo יש רכיב מובנה במערכת המאפשר כבר בשלב רכישת הנכס, ליצור את הנכס בהנהלת החשבונות, ולהגדיר את מודל הפחת המתאים והמערכת מייצרת את ההפחתות ורושמת את הוצאות הפחת ושווי הנכס המופחת בהתאם כך שניתן באופן שוטף לעקוב אחרי ערכי הנכסים, לקבל דוחות רכוש קבוע מפורטים ועדכניים, ללא צורך בפעולות מיוחדות ושילוב נתונים ממערכות חיצוניות.

אפליקציה ייעודית במערכת המאפשרת לבצע קונסילדציה של נתונים בארגון רב-חברתי, במקום לבצע עבודה ידנית המבוססת על אקסלים או מערכת ייעודית מצד ג' כנהוג בהרבה ארגונים. ניתן בקלות להגדיר את כללי הקונסולידציה, כגון: שערי מטבע, תקופות דיווח, אחוזי בעלות, סעיפים חשבונאיים (COA) – מכירות, הוצאות, ישנו כלי מיפוי ידידותי המאפשר להגדיר איך לשלב את החשבונות של החברות השונות והגדרת קבוצות ותתי קבוצות לחיבור. דשבורד לניהול מספר תרחישי קונסולידציה במקביל והשוואה ביניהם ברמת הדוחות החשבונאיים – רווח והפסד, מאזן ותזרים. אחד היתרונות הגדולים של האפליקציה הזאת שניתן באופן ישיר ומיידי לחקור נתונים עד רמת היומן של כל חברה מתוך הדוחות המאוחדים. ניתן לבצע תיקונים של תנועות בין חברתיות, במידת הצורך, מתוך האפליקציה ולראות מיידית את ההשפעה על דוחות הסולו והמאוחדים. 

המערכת תורגמה על ידנו לעברית, והותאמה במאמץ משותף שלנו ושל אנשי הפיתוח של Odoo  והוסמכה על ידי מומחי פירמת BDO כתואמת לכללי ניהול הספרים והוראות מס הכנסה בארץ, לרבות דוחות מע"מ, ניכוי מס במקור ודוח אחיד. כמו כן הלוקאליזציה נותנת מענה מעבר לדרישות הרגולטוריות לנושאים כמו: דוח 1000, חיבור לבנק ישראל לקליטת שערי מטבע עדכניים, חיבור לסליקת כרטיסי אשראי.