מערכת מידע ארגונית מתקדמת ישראלית
הדילמה בפניה עומדים כיום ארגונים המעוניינים לבצע טרנספורמציה דיגיטאלית, בין היתר, איך להתאים בין היכולות והמבנה של המערכות הקיימות בארגון, המבוססות על מערכות ליבה (ERP) תפעוליות פיננסיות וותיקות, ולבין הדרישות של עולם דיגיטאלי, רב ערוצי, תקשורת מיידית, תהליכים אוטומטיים וחכמים, תמונת לקוח אחודה 360 מעלות, חוויית משתמש מתקדמת מכל מקום ובכל זמן ועוד.
הפתרון הנפוץ הוא שילוב של מערכות קצה מתקדמות של העולם הדיגיטאלי למערכות הליבה על ידי אינטגרציות למיניהם, תהליך מורכב, ויקר הדורש תחזוקה מתמדת.
הפתרון האידיאלי, הינו מערכת מתקדמת כמו Odoo, הבנויה על פלטפורמה של קוד פתוח בענן , חוויית משתמש ידידותית, ועשרות אפליקציות עיסקיות המכסות את כל צרכי הארגון מקצה לקצה, Out-fo-the-Box או בהתאמה על בסיס קסטומיזציה ופיתוח ייעודי.
אנחנו ב-Layline Tech , התאמנו את הפתרון המופלא הזה לשוק הישראלי, מבחינת השפה העברית, התאמת המערכת הפיננסית לניהול חוקי ספרים בארץ, הרחבנו את הפתרון לדרישות נוספות של השוק הישראלי (סליקת אשראי, חיבור לבנקים, חתימה דיגטאלית ועוד) והקמנו צוות מתאים לאפשר לארגונים לבצע את המעבר לעולם הדיגיטאלי עם מערכת מתקדמת מותאמת לישראל.
עולם החשבונאות
עולם החשבונאות המסורתי נחשב בצדק או לא, לעולם מאוד שמרן, ומרבית אנשי הכספים נאחזים במערכות הוותיקות שהם מכירים ולא בקלות מאפשרים לארגון להתקדם לעולם הדיגיטאלי, גם בהיבטים של המערכת הפיננסית. החשבונאות מנוהלת על פי כללים נוקשים של הוראות ספרים ורגולציות, העולם הפיננסי והפתרון המיחשובי עליו הוא מתבסס יכול להיות חסם בהתקדמות הארגון לדור הדיגיטאלי במידה והוא נשען על מערכת מסורתית מיושנת שאינה אינטגרטיבית עם שאר העולמות העיסקיים של הארגון.
מה כבר יכול להיות חדשני במערכת להנהלת חשבונות ? אז מסתבר שהרבה מאוד...
ב-Odoo - החדשנות מתחילה, במסך הכניסה הידידותי, אשר מציג דשבורד שניתן להתאמה אישית, המציג את תמונת המצב הפיננסית במבט על, כולל תזרים של תנועות נכנסות ויוצאות, ופעולות הממתינות לביצוע (כגון: חשבוניות לאישור, תקבולים לקבל).
אינטגרציה מושלמת בין העולם החשבונאי לתפעולי
האתגר המרכזי שקיים בארגונים המבוססים על מערכת הנהלת חשבונות מסורתית היא חוסר הסנכרון והפערים בין העולם הפיננסי והעולם התפעולי. ארגונים משקיעים הרבה זמן ומאמץ על מנת לקבל תמונה מדוייקת של הנתונים העיסקיים, בעיקר בהיבטים של ריווחיות, ערכי מלאי ובזמן קרוב ככל שניתן לזמן האירוע התפעולי. התועלת של ניתוח נתונים לאחר מעשה, יכול להיות קריטי, לדוגמא: רשת קמעונאית שמנתחת את התוצאות העסקיות של מבצעים וקמפיינים לאחר סיום המבצע, יכולה רק להפיק לקחים לפעם הבאה, אבל לא להשפיע על המבצע הנוכחי. ארגונים המבוססים על שילוב בין מערכות תפעוליות (מלאי, מחסנים, ייצור, מכירות בקופות בסניפים ובאינטרנט) ומערכת פיננסית משקיעים אנרגיה אינסופית באינטגרציה, סגירת פערים ומתקשים להגיע למצב של יכולת ניתוח בזמן אמיתי. במערכת מתקדמת כמו Odoo, עדכון הנתונים הפיננסיים מתבצעים מיידית עם הביצוע התפעולי, כל פעולה כגון: מכירה או קניה, נרשמת מידית ביומן הנהלת חשבונות, גם פעולות מורכבות כגון: מכירה בקופה או באתר אינטרנט או תנועות מלאי, יכולות להירשם מיידית במערכת הפננסית בהתאם למדיניות אותה רוצה החברה ליישם (כגון: ניהול מלאי תמידי). כתוצאה מכך, אין פער בנתונים או בתזמון, ומנהלים בארגון יכולים לנתח את התוצאות העיסקיות והפיננסיות על פי מידע אחיד וללא המתנה בכלל.
מודלים עסקיים – מכירה בחנות, באתר, בקופה, השכרה, מנויים, חיובים חוזרים
בעולם דיגיטאלי מתקדם, ארגונים מיישמים מספר ערוצי מכירה ומודלים עסקיים. על מנת לאפשר לארגון לפעול במספר ערוצים ומודלים, נאלצים אנשי ה- IT למצוא פתרונות משלימים למערכת המרכזית, כגון: אתר מכירה באינטרנט, אפליקציה לרכישה במובייל או מסופון לסוכני שטח, ומערכת נוספת במידה והארגון גם משכיר ציוד או נכסים.
המבנה האפליקטיבי של Odoo מאפשר לארגון גמישות מרבית להרחיב את סל האפשרויות שלו, ממכירות ישירות ללקוחות פרטיים ועיסקיים, דרך אתר E-Commerce, קופה למכירה בחנות או מסעדה, סוכני מכירות בשטח, אפליקציה להשכרת ציוד או מודול לחיוב מנויים קבועים. כל האפליקציות האלה משולבות באופן מושלם עם המערכת הפיננסית, ללא צורך בהתאמות ואינטגרציות, המכירות נרשמות בספרים בהתאם למודל העסקי ולכללים שמנהל הכספים מעוניין ליישם, התפעול והצד הכספי מנגן באותה שפה ובתזמון משולם.
לדוגמא: חברת תוכנה אשר משכירה רישוי במודל Saas יכולה בעזרת אפליקציית ה-Subscriptions להציע ולמכור את הרישוי המתאים ללקוחותיה, במודל חודשי/שנתי ובאופן מתאים נרשמים החיובים על פי ההכרה המתאימה בהכנסות בהיבט החשבונאי במערכת הפיננסית, במקביל לתהליכי הגביה והחידוש התפעוליים ללא צורך בטיפול ידני מיוחד של אנשי הנהלת חשבונות או אינטגרציות ופיתוח כמו בהרבה מערכות מסורתיות.
תפעול ידידותי ומתקדם- Accounting
הזכרנו את השמרנות של אנשי הכספים, אבל גם להם קשה להישאר אדישים למערכת מתקדמת וידידותית כמו Odoo, אשר ניתן להטמיע וללמוד בשעות בודדות עקב הקלות הנוחות התפעולית. המערכת מנחה את המשתמש בפעולות שעליו לבצע (כגון: לאשר חשבוניות, תשלומים) ולתקשר עם הגורמים בארגון דרך מערכת מובנית של הודעות ומסרים מתוך המערכת (רישום הערות פנימיות או מול לקוחות וספקים).
- דוחות עם יכולת תיחקור, שיתוף וקסטומיזציה - המערכת כוללת את כל הדוחות הפיננסיים הנדרשים לניהול חשבונאי מתקדם של ארגון, עם יכולת תיחקור נוחה של הנתונים מבחינה וויזואלית, ויכולת תיחקור עד לרמת המסמכים ופקודות היומן. ניתן להוסיף הערות בצורה נוחה לדוח, ולתקשר ישירות בין גורמים בארגון על מנת לקבל השלמות או הסברים לנקודות פתוחות, ללא צורך במיילים ושיחות טלפון מקבילות.
כלי ה-Studio של Odoo מאפשר קסטומיזציה ללא פיתוח של הדוחות על פי רצונו של מנהל החשבונות או כלכלן בארגון שיכול לשלב דוחות מותאים אישית עם נתונים נוספים מתוך המערכת (מכירות, לקוחות, ספקים, מלאי וכיו"ב), לייצר פילטרים וחיתוכים ייעודיים או לשלוף בקלות נתונים לאקסל כאשר הם מיידית מקושרים לנתונים ממודלים אחרים.
- ארכיון מסמכים ממוחשב
יכולת אנליטית וניהול תקציב
מרבית הארגונים משתמשים במערכת נוספת לניהול הרכוש הקבוע באופן עצמאי או על ידי רואה חשבון חיצוני לארגון. ל-Odoo יש רכיב מובנה במערכת המאפשר כבר בשלב רכישת הנכס, ליצור את הנכס בהנהלת החשבונות, ולהגדיר את מודל הפחת המתאים והמערכת מייצרת את ההפחתות ורושמת את הוצאות הפחת ושווי הנכס המופחת בהתאם כך שניתן באופן שוטף לעקוב אחרי ערכי הנכסים, לקבל דוחות רכוש קבוע מפורטים ועדכניים, ללא צורך בפעולות מיוחדות ושילוב נתונים ממערכות חיצוניות.
ניהול נכסים ורכוש קבוע
מרבית הארגונים משתמשים במערכת נוספת לניהול הרכוש הקבוע באופן עצמאי או על ידי רואה חשבון חיצוני לארגון. ל-Odoo יש רכיב מובנה במערכת המאפשר כבר בשלב רכישת הנכס, ליצור את הנכס בהנהלת החשבונות, ולהגדיר את מודל הפחת המתאים והמערכת מייצרת את ההפחתות ורושמת את הוצאות הפחת ושווי הנכס המופחת בהתאם כך שניתן באופן שוטף לעקוב אחרי ערכי הנכסים, לקבל דוחות רכוש קבוע מפורטים ועדכניים, ללא צורך בפעולות מיוחדות ושילוב נתונים ממערכות חיצוניות.
קונסולידציה של חברות
אפליקציה ייעודית במערכת המאפשרת לבצע קונסילדציה של נתונים בארגון רב-חברתי, במקום לבצע עבודה ידנית המבוססת על אקסלים או מערכת ייעודית מצד ג' כנהוג בהרבה ארגונים. ניתן בקלות להגדיר את כללי הקונסולידציה, כגון: שערי מטבע, תקופות דיווח, אחוזי בעלות, סעיפים חשבונאיים (COA) – מכירות, הוצאות, ישנו כלי מיפוי ידידותי המאפשר להגדיר איך לשלב את החשבונות של החברות השונות והגדרת קבוצות ותתי קבוצות לחיבור. דשבורד לניהול מספר תרחישי קונסולידציה במקביל והשוואה בינהם ברמת הדוחות החשבונאיים – רווח והפסד, מאזן ותזרים. אחד היתרונות הגדולים של האפליקציה הזאת שניתן באופן ישיר ומיידי לחקור נתונים עד רמת היומן של כל חברה מתוך הדוחות המאוחדים. ניתן לבצע תיקונים של תנועות בין חברתיות, במידת הצורך, מתוך האפליקציה ולראות מיידית את ההשפעה על דוחות הסולו והמאוחדים.
לוקאליזציה ישראלית
המערכת
תורגמה על ידנו לעברית, והותאמה במאמץ משותף שלנו ושל מומחי Odoo והוסמכה על ידי מומחי פירמת BDO כתואמת לכללי ניהול
הספרים והוראות מס הכנסה בארץ, ונרשמה לשימוש ברשות המיסים בארץ.
הלקואליזציה באה לידי ביטוי ברובד הבסיסי של לוח החשבונות, הפקת תעודות, חשבוניות וקבלות, דיווחים לרשויות (דוח מע"מ, ניכוי מס במקור) חיבור לבנקים מסחריים לקליטת דפי בנק, ולבנק ישראלי לשערי מטבע , ודוחות כספיים שוטפים, כגון, מאזן בוחן, ורווח והפסד. מעבר לכך ישנו הרובד המתקדם של תשלומים באשראי , בקופה של החנות (EM
V) או רכישה באינטרנט, חשבונית דיגיטאלית, התאמות אשראי ועוד.
מעבר לרבדים האלה, ישנו הצורך בליווי מקצועי, טכני, פונקציונאלי וחשבונאי על מנת לאפשר את העבודה הרציפה בארגון המעוניין לפעול בעולם מתקדם ודיגיטאלי אבל להמשיך לעבוד על פי הכללים החשבונאיים והדרישות התפעוליות השוטפות של הארגון. לשם כך, הקמנו פתרון וצוות ייעודי המשלב את כל העולמות האלה במקום אחד.
